Undgå tvangsopløsning

Fokus på sletning af personoplysninger i private virksomheder

Sletning af personoplysninger i private virksomheder er et af de områder, som Datatilsynet i år har valgt at fokusere på.

Pligten til at slette personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige, er en af de helt grundlæggende principper i Databeskyttelsesforordningen. Det er derfor ikke overraskende, at Datatilsynet ønsker at følge op på, om private virksomheder har fået styr på deres sletterutiner, således at de sletter personoplysninger, når der ikke længere er grundlag for at opbevare dem.

Få afklaret til hvilket formål personoplysningerne anvendes

Grundlæggende må man ikke må behandle personoplysninger længere end dét, der er nødvendigt af hensyn til de formål, hvortil oplysningerne behandles. Der er derfor ikke noget entydigt svar på, hvor længe man må gemme en personoplysning. Opbevaringsperioden afhænger af, til hvilket formål oplysningerne anvendes.

– Det er derfor vigtigt, at man spørger sig selv, hvorfor man indhenter de pågældende personoplysninger. Når det er afklaret, hvorfor oplysningerne indsamles, er det meget nemmere at finde ud af, hvornår oplysningerne ikke længere er relevante og skal slettes, siger advokat Christian Parbo og fortsætter:

– Det er min klare opfattelse, at man – eksempelvis i samhandelsforhold – ikke blot kan henvise til den absolutte forældelsesfrist og gemme alle oplysninger i 10 år, bare fordi, der muligvis kunne opstå skade på noget. Men hvis man derimod afgiver en garanti over for bestemte personer, så kan det sandsynligvis være relevant at behandle/opbevare visse personoplysninger i garantiperioden.

Indfør gode sletterutiner af personoplysningerne

Hvis man gør sig selv klart, hvorfor man behandler personoplysningerne, kan man indføre gode og sunde sletterutiner, der tager højde for at man sletter oplysninger, der ikke længere er nødvendige, men samtidig ikke sletter de oplysninger, der er nødvendige i virksomheden.

Christian Parbo har gennemgået en række virksomheders persondatastrømme og kan i den forbindelse konstatere, at der er mange steder er behov for øget fokus på sletterutinerne.

– Ironisk nok indeholder outlook-mappen ”slettet post” alt for mange personoplysninger, som burde være ordentligt slettet for længst. Det gælder derfor om at gennemgå sin virksomhed systematisk og hele vejen rundt, understreger han.

Behov for en gennemgang af jeres behandling af persondata?

Hvis du eller din virksomhed har brug for en gennemgang af jeres behandling af persondata, er I velkomne til at rette henvendelse til advokat Christian Parbo på mail: chpa@penta.dk eller telefon: 76 73 68 10 og få et uforpligtende svar på, hvordan han kan hjælpe jer med opgaven.

Vil du vide mere?