Alternative Text
Partner, advokat (L) Humle Pugh 25. marts 2020

COVID-19 og afholdelse af ordinær generalforsamling

For at begrænse smittespredning af COVID-19 har regeringen indført et midlertidigt forbud mod at forsamle sig mere end 10 personer. Forbuddet får bl.a. betydning for selskabers afholdelse af generalforsamlinger.

Forsamlingsforbuddet, der foreløbigt gælder frem til den 13. april 2020, problematiserer selskabers afholdelse af generalforsamlinger, herunder rettidig godkendelse og indsendelse af årsrapporter til myndighederne. Sundheds- og Ældreministeriet har derfor udstedt midlertidige regler, der forlænger fristen for indsendelse af årsrapporter under visse betingelser.

For at du kan sikre dig, at årsrapporten rettidigt indsendes til myndighederne, får du her et overblik over reglerne.

De almindelige frister for indsendelse af årsrapport

Årsregnskabslovens § 138 indeholder frister for indsendelse af selskabers årsrapport. Den ordinære generalforsamling skal afholdes i så god tid, at Erhvervsstyrelsen har modtaget den godkendte årsrapport senest 5 måneder efter udgangen af regnskabsåret. Børsnoterede virksomheder og statslige aktieselskaber skal dog indsende rapporten 4 måneder efter regnskabsårets udløb.

Såfremt fristen ikke overholdes, vil Erhvervsstyrelsen fremsende krav til virksomheden om at indsende den godkendte årsrapport inden 8 dage. Efterleves kravet ikke, vil ethvert medlem af virksomhedens øverste ledelse blive pålagt en afgift. Erhvervsstyrelsen kan som yderste konsekvens tvangsopløse selskabet. Det er derfor vigtigt, at årsrapporten indsendes rettidigt.

Nye regler med mulighed for forlængelse af de almindelige frister

På grund af forsamlingsforbuddet har Sundheds- og Ældreministeriet udstedt bekendtgørelse nr. 223 af 17. marts 2020, der gør det muligt for selskaber omfattet af årsregnskabslovens § 138 at udskyde indsendelsen af årsrapporten indtil 8 uger efter forsamlingsforbuddets ophør. De nye regler om fristudskydelse gælder dog kun, hvis:

  1. Virksomheden ikke allerede har afholdt en generalforsamling, hvor årsrapporten blev godkendt
  2. Virksomheden har flere ejere, end der lovligt må deltage i forsamlinger (på nuværende tidspunkt 10)
  3. Virksomheden ikke kan afholde en fuldstændig elektronisk generalforsamling, fordi virksomhedens vedtægter ikke hjemler en sådan adgang.

Fristudskydelsen på maksimalt 8 uger efter forsamlingsforbuddets ophør gælder, uanset om virksomhedens vedtægter bestemmer en kortere frist eller tidligere tidspunkt for afholdelse af generalforsamlingen.

Fysisk afholdelse af generalforsamling med maksimalt 10 deltagere

Som udgangspunkt hjemler bekendtgørelsen ikke adgang til fristudskydelse, hvis virksomheden har færre end 10 ejere.

Da generalforsamlinger ofte afholdes med deltagelse af øvrige personer end ejerne, giver formuleringen anledning til spørgsmål. Er et selskab omfattet af de nye regler om fristudskydelse, hvis selskabet har 9 ejere, men der skal deltage 11 i generalforsamlingen?

Erhvervsstyrelsen har udarbejdet en vejledning om afholdelse af generalforsamling. I denne står det anført, at muligheden for udskydelse også gælder, hvis over 10 deltagerberettigede personer vil deltage i generalforsamlingen. Virksomheden vil således også have adgang til reglerne om fristudskydelse, hvis virksomheden alene har 9 ejere, men generalforsamlingen skal afholdes ved yderligere deltagelse af eksempelvis én revisor og ét ledelsesmedlem.

Mulighed for afholdelse af generalforsamling fuldstændig elektronisk

En generalforsamling kan også afholdes fuldstændig elektronisk, hvilket betyder, at der ikke er adgang til fysisk fremmøde. En fuldstændig elektronisk generalforsamling kan afholdes, når en sådan afholdelse er indskrevet i virksomhedens vedtægter, og når det indføres som en fast ordning i kapitalselskabet.

Hjemler virksomhedens vedtægter ikke adgang til fuldstændig elektronisk afholdelse af generalforsamling, kan en sådan afholdelse besluttes, hvis samtlige kapitalejere konkret har givet samtykke hertil.

Hjemler vedtægterne en fuldstændig elektronisk afholdelse af generalforsamling, er virksomheden ikke omfattet af reglerne om udskydelse af fristen for indsendelse af årsrapporten, og virksomheden skal således overholde de almindelige frister i medfør af årsregnskabsloven.

Mulighed for afholdelse af generalforsamling delvist elektronisk

Generalforsamlingen kan også afholdes delvist elektronisk, hvor den fysiske generalforsamling suppleres med muligheden for elektronisk deltagelse. Delvis elektronisk generalforsamling kræver ikke hjemmel i virksomhedens vedtægter, men kræver dog, at oplysninger om selve fremgangsmåden fremgår af indkaldelsen.

Hvis virksomheden allerede har indkaldt til generalforsamlingen, kan indkaldelsen ændres med tilføjelse af disse oplysninger, hvis fristen for rettidig indkaldelse endnu ikke er udløbet. Er fristen for indkaldelse udløbet, vil en sådan ændring ikke være i overensstemmelse med selskabslovens regler herom.

Penta Advokater anbefaler

Hvis din virksomhed skal afholde en generalforsamling under det gældende forsamlingsforbud, anbefaler vi, at denne – i videst muligt omfang – gennemføres uden fysisk fremmøde. På den måde imødekommes myndighedernes forholdsregler mod smittespredning bedst muligt.

Som beskrevet ovenfor, kan visse virksomheder imidlertid være forhindrede i at afholde en fuldstændig elektronisk generalforsamling. Hvis du har brug for rådgivning til tilrettelæggelsen af din generalforsamling, herunder muligheden for elektronisk deltagelse, deltagelse ved skriftlig fuldmagt eller andet, er du velkommen til at kontakte os.

Regeringen præsenterer løbende nye tiltag og muligheder, og vi holder os naturligvis orienterede omkring disse.