Det hænder, at en kunde laver en indsigelse og ikke vil betale en faktura. Årsagerne kan være mange, men uanset grunden er det vigtigt, at du håndterer indsigelsen korrekt.
Hvis du modtager en indsigelse, skal du reagere sagligt på den og have en konstruktiv dialog med kunden, når du har haft mulighed for at undersøge indsigelsen nærmere.
Sådan skal du håndtere en indsigelse
Hvis du mener, der er tale om en uberettiget indsigelse, er det vigtigt, at du kan dokumentere hvorfor. Hvis kundens indsigelse går på fejllevering, bør du kunne dokumentere kundens ordre eksempelvis ved hjælp af en ordrebekræftelse, og tilsvarende hvis det er andre ting, kundens indsigelse vedrører.
Hvis kunden har ret i sin indsigelse, er det vigtigt, at du er imødekommende og gør en indsats for at finde en passende løsning på problemet. Du skal desuden være opmærksom på, at du ikke må sende fakturaen til inkasso. Hvis du allerede har sendt den til inkasso, bør du hurtigst muligt give din inkassopartner besked.
– Uanset om kunden gør indsigelse over telefon eller mail, er min anbefaling, at du svarer skriftligt på indsigelsen, så du kan gemme korrespondancen til eventuel senere dokumentation, siger advokat Niels Rud Aamann.
Ønsker du hjælp til inkasso?
Vi har lavet en 12-siders inkassoguide, som giver dig svar på det mest basale omkring inkasso.
Kontakt inkassoansvarlig Lis Pedersen Bach hvis du ønsker at få inkassoguiden tilsendt på mail.
Vær imødekommende ved mindre uoverensstemmelser
Hvis kunden ikke har ret i sin indsigelse, og du kan dokumentere dette, bør du som udgangspunkt holde kunden fast på ordren og sende sagen til inkasso, hvis I ikke kan nå til enighed i korrespondancen om indsigelsen.
Hvis der er tale om en indsigelse, hvor det ikke tydeligt kan afgøres, om den er berettiget eller ej, skal du fokusere på at forhandle en god løsning med kunden. Det kunne være et prisafslag eller lignende.
– I nogle tilfælde vil det være mere fordelagtigt at nå til enighed om en reduceret betaling for varen/ydelsen end at bruge en masse ressourcer på en sag, der måske ender med, at du slet ikke får noget ud af det, siger advokat Niels Rud Aamann.
Brug for hjælp til håndtering af inkasso?
Hos Penta Advokater har vi et specialiseret inkasso team, der kan hjælpe dig hele vejen gennem inkasso processen. Du er velkommen til at kontakte os for en uforpligtende samtale om, hvilken løsning der matcher din virksomheds behov bedst samt prisen herfor.
